DU TRIBUNAL D’INSTANCE
Les tribunaux d’instance constituent des juridictions autonomes au même titre que les tribunaux de grande instance (Cf. art. L. 121-1 et L. 221-1 du Code de l’organisation judiciaire et circulaire du 21.12.81), alors même qu’ils ne sont pas dotés d’un effectif propre de magistrats (art. L. 222-2 du Code de l’organisation judiciaire).
A ce titre, ils disposent d’un greffe indépendant, et d’un budget propre, se réunissent en assemblées distinctes, sont en liaison directe avec les chefs de cour.
A leur tête se trouve un « magistrat chargé des fonctions de direction et d’administration ».
L’article R. 222-1 du Code de l’organisation judiciaire fixe les modalités de désignation du « juge chargé de l’administration », lorsque le tribunal d’instance comporte plusieurs magistrats en fonction de règles hiérarchiques et d’ancienneté.
« chefs de juridiction ».
Aux termes des articles R. 123-4 et R. 123-5 du Code de l’organisation judiciaire, la répartition des tâches entre le juge chargé de l'administration du tribunal d’instance et le directeur de greffe s’effectue comme suit :
Article R.123-3 du Code de l’organisation judiciaire : Les chefs de juridiction exercent leur autorité et un contrôle hiérarchique sur le directeur de greffe, dans les conditions définies à la présente section. Ils ne peuvent toutefois se substituer à lui dans l'exercice de ses fonctions.
Le directeur de greffe, greffier en chef ou secrétaire en chef de parquet autonome, dirige l’ensemble des services administratifs du greffe ou du secrétariat de parquet autonome ; il est responsable de leur fonctionnement. Il définit et met en oeuvre les mesures d'application des directives générales qui lui sont données par les chefs de juridiction. Il tient ces derniers informés de ses diligences.
Les responsabilités spécifiques du « juge chargé de l’administration » peuvent être classées en deux catégories :
l’organisation des tâches juridictionnelles, d’une part,
la gestion et l’organisation du fonctionnement administratif du tribunal, d’autre part.
D Le juge chargé de l’administration rend une ordonnance fixant la répartition des tâches et des services entre les juges du tribunal d’instance dans la première quinzaine du mois de décembre de chaque année après avis de l’assemblée générale (art. L. 121-3, R. 121-1 et R. 222-3 du Code de l’organisation judiciaire), ainsi que du président du tribunal de grande instance et du procureur de la République.
Il convient d’observer d’une part, que la répartition doit être faite en concertation car le juge chargé de l'administration du tribunal d’instance n’exerce aucune autorité particulière sur ses collègues.
D’autre part, cette répartition concerne également les magistrats exerçant à titre temporaire qui pourront être affectés dans les tribunaux d’instance (loi organique du 19.01.95) : mais « ceux-ci ne pourront être ni juges départiteurs », ni assurer « plus du quart des services du tribunal dans lequel ils sont affectés ».
Enfin, la désignation des juges chargés de certaines fonctions ne relève pas du juge chargé de l’administration, même s’il est normalement appelé à donner son avis.
La désignation du ou des juges départiteurs au conseil des prud’hommes relève du premier président de la cour d’appel (L. 1454-2 du Code du travail).
La désignation du ou des juges chargés du service des tutelles relève du président du tribunal de grande instance (art. R. 222-2 du Code de l’organisation judiciaire), sur avis du magistrat chargé de l’administration du tribunal d’instance.
Le juge de l’exécution peut être un juge d’instance, délégué par le président du tribunal de grande instance soit pour toutes les tâches relevant du J.E.X. sur un ressort territorial plus ou moins étendu, soit pour le surendettement des particuliers seulement ; le greffe du tribunal d’instance est alors compétent (art. R. 222-8 du Code de l’organisation judiciaire), ce qui constitue une exception au principe d’autonomie du greffe posé par l’art. L. 123-1 du Code de l’organisation judiciaire.
D Dans les tribunaux d’instance les plus importants, le juge chargé de la direction et de l’administration est amené en outre à organiser des permanences (en période électorale, pour l’établissement des procurations de vote, les inscriptions sur les listes électorales, en matière d’arrêtés de péril, pour la désignation d’un expert...).
Il doit également organiser le remplacement des juges absents, soit par les moyens propres de la juridiction, soit en sollicitant auprès du premier président la mise à disposition d’un juge placé, voire auprès du président du tribunal de grande instance la délégation d’un juge du T.G.I. ou d’un juge d’un autre tribunal d’instance situé dans le ressort du T.G.I.
D Le juge chargé de la direction et de l’administration fixe par ordonnance rendue dans la première quinzaine du mois de décembre, après avis de l’assemblée générale et des chefs du tribunal de grande instance, le nombre, le jour et la nature des audiences pour l’année à venir.
D En cas de nécessités locales, il est possible de mettre en place des audiences foraines, mais celles-ci sont fixées par le premier président de la cour d’appel sur avis du procureur général (art. R. 124-2 du Code de l’organisation judiciaire).
D Le juge chargé de la direction et de l’administration procède à la désignation des huissiers audienciers parmi les huissiers établis dans le ressort du tribunal de grande instance (D. du 27 septembre 2007, applicable à compter du 1er
janvier 2009) et fixe, dans la première quinzaine de décembre et après avoir consulté les intéressés, leur ordre de service. Les officiers ministériels ainsi requis sont tenus de faire le service des audiences et d’assister le tribunal toutes les fois qu’ils en sont requis (art 12 al.3 du décret du 29/02/1956).
D Par ailleurs, en vertu des dispositions de la loi organique relative aux juges de proximité votée le 22 janvier 2003, le juge chargé de la direction et de l’administration organise l’activité et les services de la juridiction de proximité. Il fixe par une ordonnance annuelle la répartition des juges de proximité dans les différents services de la juridiction, cette ordonnance étant prise en la forme prévue par le Code de l’organisation judiciaire.
Le juge chargé de la direction et de l’administration procède à l’installation du juge de proximité en séance publique et est destinataire annuellement du rapport général d’activité élaboré par chaque juge de proximité de son ressort (art R.232-1 et suivants du COJ).
D C’est également le juge chargé de la direction et de l’administration qui émet les propositions de nomination des conciliateurs (ordonnance du 1er Président
– nomination la première fois pour une durée d’un an, renouvelable ensuite par périodes de cinq ans)
Il - LE JUGE CHARGÉ DE LA DIRECTION ET DE L’ADMINISTRATION EST RESPONSABLE DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU TRIBUNAL D’INSTANCE.
Le juge chargé de la direction et de l’administration est responsable du fonctionnement de la juridiction, et, à ce titre, exerce son autorité et son contrôle hiérarchique sur le directeur de greffe - greffier en chef, sans pouvoir toutefois se substituer à lui dans l'exercice de ses fonctions.
Dans la mesure où le tribunal d’instance, juridiction autonome, dispose d’un budget propre, le juge chargé de la direction et de l'administration du tribunal d’instance exerce des fonctions à ce titre.
Par ailleurs la répartition des compétences entre le juge chargé de la direction et de l'administration du tribunal d’instance et le greffier en chef telle que décrite dans une circulaire du 6/06/1979 distingue les attributions exercées par le greffier en chef sous l’autorité du « juge directeur », celles exercées sous son contrôle et les compétences propres du greffier en chef - Art R123.-4 et R123-6 du Code de l’organisation judiciaire.
Les assemblées générales : Art. R. 222-10 et suivants du Code de l’organisation judiciaire.
Dans chaque tribunal d’instance, une assemblée générale plénière des magistrats et fonctionnaires doit être tenue au moins une fois par an, en novembre ; en outre elle peut se tenir sur convocation de son président (le juge chargé de l’administration) ou sur demande de la majorité des effectifs. Cette assemblée plénière ne procède qu'à des échanges de vues, mais sur des matières très diverses.
Dans les tribunaux d’instance comprenant au moins trois magistrats, une assemblée générale des magistrats du siège et du parquet doit être réunie. Elle émet un avis sur les audiences (nature et nombre), la répartition des fonctionnaires dans les services, les heures d'ouverture au public, les demandes budgétaires...
L'assemblée générale des magistrats du siège émet un avis sur la répartition des dossiers et la distribution des affaires.
Dans les tribunaux d’instance comprenant au moins 10 fonctionnaires, une assemblée générale des fonctionnaires doit obligatoirement être réunie par le directeur de greffe - greffier en chef (le juge en charge de l’administration peut y assister).
Si l'effectif est inférieur à 10, l'assemblée générale doit être réunie si la moitié des fonctionnaires le demande.
Le juge chargé de la direction et de l’administration transmet au premier président (et à lui seul) les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales (art. R. 222-21 du Code de l’organisation judiciaire).
Les autres institutions prévues par le Code de l’organisation judiciaire.
La commission permanente de l'assemblée plénière des magistrats et fonctionnaires (art. R.222-32 et suivants du Code de l’organisation judiciaire) :
. Composition : elle comprend un nombre égal de magistrats et de fonctionnaires, élus, ainsi que le juge chargé de la direction et de l’administration, le procureur de la République et le directeur de greffe, membres de droit.
. Attributions : elle prépare les réunions de l'assemblée générale plénière, elle élabore le règlement intérieur, elle propose des mesures relatives à l’accueil du public.
- Les commissions restreintes n'ont pas un caractère obligatoire, mais elles peuvent être mises en place pour chaque formation de l'assemblée générale, en fonction du règlement intérieur.
En vertu de l’article R. 123-4 du Code de l’organisation judiciaire, le directeur de greffe, greffier en chef ou secrétaire en chef de parquet autonome dirige l’ensemble des services administratifs du greffe et est responsable de leur fonctionnement. Il définit et met en œuvre les mesures d’application des directives générales données par le juge chargé de la direction et de l’administration du tribunal d’instance.
Il appartient donc au directeur de greffe, sous le contrôle du juge chargé de la direction et de l'administration du tribunal d’instance, de décider notamment de l’affectation des personnels après avis de l’assemblée générale des fonctionnaires, mais également de l’assemblée générale des magistrats du siège et du parquet.
Le changement d’affectation de l’agent chargé du service des tutelles doit recueillir l’avis préalable du magistrat concerné (art. R. 123-16 du Code de l’organisation judiciaire).
Le statut des fonctionnaires du greffe
La loi du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires (JO du 14/07/1983) et la loi n° 84-16 du 11 janvier 198 4 (JO du 12/01/1984) modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat constituant le statut général des fonctionnaires de l’Etat sont applicables au Ministère de la justice. Mais l’article 13 de la loi du 13 juillet 1983 prévoit des statuts particuliers à caractère national qui complètent et précisent les dispositions du statut général en fonction de ce qui convient à chaque corps de fonctionnaires quant aux fonctions exercées, aux modalités d’organisation des concours de recrutement, au nombre de grades, classes et échelons que le corps doit comporter, aux modalités de la formation initiale et continue des corps, au rythme d’avancement.
Les statuts particuliers applicables aux fonctionnaires de justice sont les suivants :
Les greffiers en chef :
Décret n° 92-413 du 30 avril 1992 modifié, décret n ° 2006-1827 du 23 décembre
2006, arrêté du 19 mai 2008.
Les greffiers en chef constituent un corps classé dans la catégorie A et comprenant deux grades.
Ils ont vocation à exercer des fonctions administratives de direction, d’encadrement et de gestion dans les juridictions. Ils ont également vocation à exercer des fonctions d’enseignement professionnel. Des missions ou études peuvent leur être confiées. Ils peuvent aussi assister le juge dans les actes de sa juridiction.
- Les greffiers :
Décret n°2003-466 du 30 mai 2003.
Les greffiers sont des fonctionnaires classés dans la catégorie B ; ce corps comprend deux grades.
Ils sont placés sous l’autorité du greffier en chef de la juridiction.
Techniciens de la procédure, ils assistent le juge dans les actes de sa juridiction et authentifient les actes de procédure.
Ils ont également vocation à exercer des fonctions d’encadrement, de gestion, d’accueil et d’information du public. Les fonctions d’encadrement peuvent s’exercer en qualité de chef de greffe ou d’un service de greffe.
- Les adjoints administratifs et techniques : Création de deux corps au 1er janvier 2009 :
Décret n°2006-1760 du 23 décembre 2006 pour les ad joints administratifs et Décret n°2006-1761 du 23 décembre 2006 pour les ad joints techniques, Décret n°2008-1483 du 22 décembre 2008 :
Les adjoints administratifs :
Depuis la réforme du statut de la fonction publique le corps des adjoints administratifs regroupe les corps à statut commun des agents et des adjoints administratifs, il comprend quatre grades ; ils appartiennent au corps de catégorie C de la fonction publique.
Les adjoints administratifs peuvent, conformément aux dispositions de l’article R. 123-14 du Code de l’organisation judiciaire, à titre exceptionnel et temporaire et après avoir prêté le serment des greffiers, être chargés de missions incombant normalement aux greffiers, comme notamment et fréquemment, dans la pratique, l’assistance aux audiences. Ils sont généralement chargés de fonctions administratives d’exécution, de fonctions d’accueil ou de secrétariat.
Les adjoints techniques :
Ce sont des agents chargés des tâches de service intérieur (transport du courrier, menus travaux, conciergerie…). Ils sont chargés de l’exécution de travaux ouvriers ou techniques nécessitant une qualification professionnelle.
L’évaluation des fonctionnaires du tribunal d’instance :
L’autorité d’évaluation
- Jusqu'aux décrets du 30.04.92 portant statut des greffiers en chef et des greffiers, la notation relevait du pouvoir :
. des chefs de cour sur proposition du juge directeur pour les chefs de greffe.
. des chefs de cour sur proposition conjointe du juge directeur et du chef de greffe pour les autres fonctionnaires.
Les statuts de 1992 ont transféré aux « chefs de Juridictions » ce pouvoir de notation, sans intermédiaire pour le chef de greffe, et sur proposition du chef de greffe pour les autres fonctionnaires.
La circulaire du 14.06.93 a précisé pour les tribunaux d’instance que le juge directeur devait adresser aux chefs de T.G.I. une proposition pour le chef de greffe, et qu'il n'intervenait plus pour les autres, y compris pour les greffes détachés.
La circulaire SJ 94/082 du 27.05.94 a restitué son rôle au juge directeur : proposition pour le chef de greffe, et proposition conjointe avec le chef de greffe pour les autres fonctionnaires.
Chaque année, une circulaire de la Direction des services judiciaires - S.J.- 10-137-B1/19.04.10 - indique dans quelles conditions et par qui sont évalués les fonctionnaires ; cette circulaire décrit la notion de supérieur hiérarchique direct qui est une notion fonctionnelle indépendante des considérations de corps ou de grade. Pour les fonctionnaires des corps fusionnés du Ministère de la justice et des libertés (adjoints administratifs, adjoints techniques et secrétaires administratifs) le secrétariat général diffuse une circulaire spécifique (16 juillet 2009).
- Les greffiers en chef exerçant les fonctions de directeur de greffe sont notés directement par les chefs des T.G.I qui les reçoivent pour l’entretien préalable à leur notation.
Cette circulaire prévoit cependant que les chefs des T.G.I peuvent déléguer au juge chargé de l’administration du tribunal leur compétence pour réaliser les entretiens préalables à la notation des directeurs de greffe.
Elle précise également que les propositions de notation des autres fonctionnaires sont établies par le Chef de service ou le directeur de greffe.
En pratique, les magistrats chargés de l’administration des tribunaux d’instance transmettent aux chefs de juridictions, le cas échéant assortis d’observations :
le rapport d’entretien préalable à la notation des greffiers en chef,
directeurs de greffe
les propositions de notation des autres fonctionnaires établies par les greffiers en chef, chefs de greffe ou par eux-mêmes en l’absence de greffier en chef, chef de greffe.
Nota bene : chaque année, l’évaluation des fonctionnaires fait l’objet d’une nouvelle circulaire.
La procédure d’évaluation
- La proposition de notation est obligatoirement précédée d'un entretien d'évaluation (bilan de l’activité du fonctionnaire et de sa participation au service, objectifs à réaliser, perspectives, aspirations professionnelles de l’intéressé…).
Cet entretien est réalisé par le chef de service ou directeur de greffe pour les fonctionnaires du tribunal d’instance. La date d’entretien d’évaluation est fixée au moins 15 jours à l’avance. Pour le directeur de greffe, l’entretien peut-être réalisé par le juge chargé de la direction et de l’administration du tribunal, sur délégation des chefs de T.G.I (circulaire 2010).
- Au début de chaque exercice de notation, les chefs de cour peuvent organiser une réunion préparatoire regroupant les notateurs, notamment afin de définir les critères d’application de la règle des 20 % de l’effectif de chaque corps de fonctionnaires pouvant obtenir l’évolution maximale de la note d’échelon (1.20).
Une proposition de notation communiquée à l’intéressé est adressée par le pré notateur (par exemple directeur de greffe) aux notateurs (chefs de cour ou chefs de tribunal de grande instance) qui établissent un projet de notation.
Ce projet de notation est vérifié (respect du pourcentage de 20% d’agents bonifiables pour chacun des corps de fonctionnaires DSJ) et validé par l’Administration centrale.
Organisation d’une conférence d'harmonisation à la cour d’appel et au vu de l’harmonisation préalable, les notateurs arrêtent les notations définitives (sous réserve de recours) et établissent les fiches de notation en double exemplaire.
Notification de la notation définitive aux intéressés.
- Ouverture d’un délai de recours contre la notation définitive devant la commission administrative paritaire – CAP- dans le délai d’un mois à compter de la notification de sa notation. Le cas échéant, tenue de la C.A.P chargée d’émettre un avis sur les recours ; elle peut demander au chef de service la révision de la notation
- Recours contentieux devant le juge administratif, le fonctionnaire peut former un recours devant le juge administratif dans un délai de deux mois à compter de la notification de sa notation.
L’entretien de formation
La circulaire du 6 mai 2003 prévoit, en parallèle de la procédure d’évaluation proprement dite, un entretien annuel de formation, lequel a lieu, en pratique, à la même période.
La formation devant notamment permettre l’adaptation des agents aux nouvelles méthodes de travail ainsi qu’aux évolutions techniques et structurelles, le maintien ou le perfectionnement de la qualité professionnelle desdits agents ainsi que la facilitation du développement de leur carrière ou de leurs projets personnels, l’entretien revêt une importance certaine et doit permettre de recenser tous les besoins, qu’ils soient liés aux missions des services ou qu’ils expriment une aspiration des fonctionnaires.
Il est établi à cette occasion un ensemble de fiches de recueil des besoins en formation qui constituera la base du plan de formation pour l’année suivante.
En vertu de l’article 2 de la loi organique votée le 22 janvier 2003 (modifiant l’article 12-1 de l’ordonnance n° 58-1270 du 22 décembre 1958 ), l’activité professionnelle des juges de proximité fera l’objet, comme pour l’ensemble des magistrats, d’une évaluation tous les deux ans. Cette évaluation doit être précédée d’un entretien avec le juge chargé de l’administration du tribunal d’instance.
Lorsque le tribunal d’instance est situé dans des locaux différents de ceux du tribunal de grande instance, le juge chargé de la direction et de l’administration a en principe (sur désignation par le premier président de la cour d’appel) la qualité de chef d’établissement au sens des articles R. 123-15 et 16 du Code de la construction et de l’habitation.
A ce titre, il doit veiller à la conformité des locaux (bâtiments et équipements) aux dispositions relatives à la sécurité des établissements recevant du public (cf. notamment l’arrêté du 4 août 1994 relatif à la protection contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements de l’ordre judiciaire ainsi que les circulaires DAGE sur ce sujet, des 5 août 1994, 18 avril 1995 et 10 décembre 1996).
La circulaire du 29 janvier 2004 rappelle l’interdiction de filmer les audiences mais précise que des dérogations sont possibles lorsque l’enregistrement audiovisuel ou sonore présente un intérêt pour la constitution d’archives historiques de la justice.
LA GESTION BUDGETAIRE DU TRIBUNAL D’INSTANCE
Chaque tribunal d’instance, comme toute juridiction de l’arrondissement judiciaire dans lequel il se trouve, dispose d’une enveloppe budgétaire annuelle qui doit lui permettre de couvrir l’intégralité de ses dépenses de structure, d’activité et d’équipement (nomenclature actuelle). La mise en œuvre de la LOLF et des nouvelles règles de gestion et de comptabilité à compter de l’année 2006, ont généré des craintes de diminution d’autonomie budgétaire des tribunaux d’instance.
Cependant, la préparation du budget de la juridiction reste essentielle pour son fonctionnement et nécessite de connaître et maitriser les règles et la technique de construction d’un projet de budget. De même le circuit budgétaire de demandes, d’allocation puis d’exécution du budget doit être parfaitement appréhendé pour présenter un caractère utile et pertinent.
Sur un plan théorique, on peut dire qu’il appartient au juge chargé de la direction et de l'administration du tribunal d’instance de définir des directives générales et de surveiller et contrôler leur mise en œuvre, les mesures d’application et l’exécution relevant de la compétence du greffier en chef.
Sur un plan pratique, il incombe au juge chargé de l’administration et de la direction du tribunal et au directeur de greffe de collaborer étroitement aux différentes phases du processus budgétaire, qu’il s’agisse des demandes, de la répartition de la dotation allouée au tribunal et de l’exécution des dépenses au cours de l’année.
Il convient de rappeler que conformément aux articles R 123-3 et R-123-4 du COJ, les chefs de juridiction, en l’espèce le juge chargé de la direction et de l'administration du tribunal d’instance exercent leur autorité et un contrôle hiérarchique sur le directeur de greffe, sans pouvoir toutefois se substituer à celui-ci dans l’exercice de ses fonctions.
En effet, et plus précisément, le directeur de greffe, pour sa part, dirige les services du greffe du tribunal d’instance ; à ce titre, il définit et met en œuvre les mesures d’application (pratiques et concrètes) des directives générales données par le juge chargé de l’administration du tribunal d’instance.
Ainsi, sous le contrôle du juge chargé de l’administration du tribunal, le directeur de greffe prépare les demandes budgétaires pour l’année N+1, élabore le projet d’allocation des moyens octroyés à la juridiction et participe à l’exécution de la dépense et en assure le suivi.
Les demandes préparées et établies par le directeur de greffe sont soumises au juge chargé de l'administration du tribunal d’instance, qui peut les modifier ou les assortir
d’observations ou avis, et les transmet au président et au procureur de la République du tribunal de grande instance de l’arrondissement judiciaire.
Il est évident que, dans l’intérêt d’une bonne administration des moyens alloués au tribunal d’instance, sur un plan quotidien et pratique, la gestion budgétaire doit s’effectuer en concertation entre ces deux partenaires.
Cinq étapes vont présider à l’établissement du budget du tribunal d’instance :
1°) un projet de demandes budgétaires est établi pa r le directeur de greffe et le juge chargé de la direction et de l’administration du tribunal pour être transmis au TGI.
Il est préparé par le directeur de greffe sur la base des dépenses de l’année N-1, des dépenses prévisionnelles de l’année N (en cours) au moment des demandes (entre mi-mai et mi-juin). Le projet validé par le juge chargé de la direction et de l’administration du tribunal est transmis aux chefs de juridiction du tribunal de grande instance, où est localisée la cellule budgétaire de l’arrondissement judiciaire.
2°) Le président et le procureur de la République d u tribunal de grande instance, après étude de toutes les demandes des juridictions de l’arrondissement judiciaire, organise la Conférence budgétaire au niveau de l’arrondissement judiciaire, à laquelle participe chaque juridiction - TI, CPH, TC - pour la présentation de son budget ainsi que le Responsable de la gestion Budgétaire du SAR de la cour d’appel. C’est au cours de cette réunion que les chefs de juridiction du tribunal de grande instance vont procéder à l’harmonisation des demandes budgétaires des juridictions de leur arrondissement judiciaire et aux arbitrages nécessaires, en présence de tous les acteurs du processus budgétaire.
3°) Le président et le procureur de la République a ssistés du directeur de greffe du TGI vont présenter les demandes budgétaires, formalisées et synthétisées en projet de budget pour l’arrondissement judiciaire, aux Chefs de cour.
A cette fin, les chefs de la Cour d’appel organisent et animent, en présence du Directeur départemental de l’administration régionale de la justice - DDARJ, la conférence régionale budgétaire au sein de laquelle chaque arrondissement judicaire du ressort de la cour expose et argumente, par la voix des chefs de juridiction et du directeur de greffe du TGI, ses demandes pour toutes les juridictions concernées.
A l’issue de cette conférence budgétaire régionale, les chefs de Cour arrêteront le projet de Budget Opérationnel de Programme - BOP- pour leur Cour.
Nota Bene : cette conférence fait aujourd’hui l’objet de visioconférences administratives soit en point à point, entre les représentants de la Cour et chaque tribunal d’arrondissement, soit en multipoints, entre les mêmes représentants de la Cour et les différents TGI de l’arrondissement judiciaire pouvant échanger entre eux et avec la Cour comme lors d’une réunion « physique » de tous les acteurs.
4°) L’intégralité de ce projet de budget opérationn el de programme, accompagné des tableaux renseignés et des motivations des demandes formulées, sera soumise à l’administration centrale - Direction des services judiciaires - AB3. Il servira de support aux dialogues de gestion entre le responsable de programme RPROG-DSJ et les Responsables de BOP - RBOP- Chefs de cour ; ces dialogues aboutissent à valider ou à arbitrer les demandes.
Chaque BOP de chaque cour doit être ensuite soumis au contrôleur financier du ministère de la justice, pour en contrôler la sincérité et la soutenabilité financière.
5°) Une fois le visa du contrôleur financier centra l obtenu, en décembre, le ministère procédera à la notification du budget opérationnel de programme auprès des Cours d’appel. Les chefs de cour pourront alors notifier les moyens alloués aux juridictions via la cellule de gestion de l’arrondissement judiciaire, près le tribunal de grande instance de l’arrondissement.
Normalement, dès début janvier de l’année en cours, les crédits sont mis en place et les juridictions peuvent commencer à engager des dépenses.
Les différents crédits se répartissent en :
*crédits de personnel : relèvent du titre II
D’autre part, des crédits régionalisés tels que :
*crédits de fonctionnement : relèvent du titre III ou V et recouvrent les crédits de fonctionnement courant (TITRE III ou V)
frais de déplacement (titre III)
crédits d'informatique régionalisés (TITRE III ou IV) crédits d'entretien immobilier (TITRE III ou V) crédits de formations régionalisés (TITRE III ou II)
*crédits d’investissement
*crédits relatifs aux projets de modernisation (ex crédits mission modernisation).
Pour le tribunal d’instance, la préparation et l’exécution du budget concernent principalement les crédits de fonctionnement courant qui s’articulent autour de deux notions essentielles : les dépenses obligatoires et les dépenses non obligatoires.
Les dépenses obligatoires se définissent comme les dépenses nécessaires et inéluctables pour assurer le fonctionnement des juridictions et assurer les missions essentielles dévolues au BOP.
Le contenu de ces dépenses obligatoires - pour information sous réparties en dépenses juridiquement obligatoires-DJO, dépenses exigibles obligatoires-DEO et dépenses inéluctables-DI - s’articule autour de trois axes :
1°) Les dépenses de structure :
Il s’agit notamment des dépenses d’énergie, des marchés de nettoyage, des marchés de gardiennage, des loyers, des marchés de maintenance ou de vérifications réglementaires.
2°) Les dépenses d’activité :
Il s’agit d’un poste qui comprend les dépenses liées à l’activité administrative et juridictionnelle du tribunal, notamment :
Les frais de correspondance (hors coût de machines à affranchir)
Les télécommunications
les transferts d’archives
les fournitures de bureau, fournitures informatiques
les travaux d’impression
les menues dépenses des conciliateurs de justice
les abonnements et la documentation
Au titre des dépenses d’activité, il convient de noter que certaines des dépenses de fonctionnement de l’Officier du ministère public - OMP - près le tribunal d’instance peuvent être prises en charge sur le budget du ministère de la justice lorsqu'elles sont justifiées par l’exécution de tâches à caractère judiciaire et concourent à la mission justice : fournitures de bureau - papier, enveloppes, stylos -, consommables informatiques, imprimés, documentation-codes notamment, dépenses d'affranchis- sement imputées sur la machine à affranchir du tribunal).
Par conséquent, il conviendra que - lors de la préparation et de la formalisation des demandes budgétaires - le juge chargé de la direction et de l’administration du tribunal et le directeur de greffe les intègrent, de manière individualisée.
3°) Les dépenses d’équipement :
Elles comprennent notamment les locations de machines à affranchir, l’entretien, la réparation du mobilier et du matériel (pour mémoire l’entretien et la réparation des véhicules).
L’établissement de ces dépenses va s’effectuer au regard de l’année N-1 et l’on va calquer le budget sur celui de l’année précédente ; des corrections seront à apporter dans l’établissement de ce budget, il en va ainsi de l’augmentation des dépenses « d’énergie » mais certains postes pourront être diminués comme celui des abonnements à des revues juridiques pour lequel il est régulièrement demandé des économies.
Elle se définit comme correspondant aux besoins de renouvellement de l’existant et à ceux résultant d’opérations nouvelles ; ces besoins devront rigoureusement être justifiés ; chaque cour d’appel doit remplir un tableau (CADNO) par type d’opération :
1°) Sécurité
2°) Sûreté
3°) Archivage
4°) Bâtiment (entretien, réparations etc.) 5°) Rénovations, petits agencements
6°) Câblage
7°) Logement de fonction
8°) Equipement (matériel technique, mobilier…)
9°) Matériel CIMIR (Commission interministérielle d es matériels d’imprimerie et de reproduction)
10°) Véhicule
11°) Mission de modernisation 12°) Visioconférence
13°) Accompagnement opération de réhabilitation en investissement 14°) Accompagnement location nouvelle
15°) Grands procès
16°) Autre
Lorsque des demandes sont réalisées, elles doivent s’accompagner de devis ; attention au delà d’une somme de 4.000 euros HT l’opération relève des marchés publics (article 26 et 28 du nouveau code des marchés publics).
Ces dépenses doivent s’inscrire dans un projet justifiant leur réalisation.
Les crédits « vacataires ».
Ces crédits sont gérés par la cour d’appel.
Pour pallier un surcroît de travail pouvant s’expliquer par exemple par l’absence d’un fonctionnaire (vacance de poste, congé de maternité) ou par l’informatisation d’un service nécessitant une reprise de données, il est possible de solliciter auprès des chefs de cour, l’octroi d’un emploi de vacataire. A noter que dans cette hypothèse, la juridiction peut également se voir affecter un fonctionnaire placé (greffier ou agent de catégorie C).
Les crédits informatiques.
Mis à part les consommables (inclus dans le budget de fonctionnement de la juridiction), le tribunal d’instance ne peut plus effectuer aucune opération informatique sur son propre budget.
Les crédits informatiques (acquisition de matériel, logiciel, formation, remplacement de matériel de plus de cinq ans) sont des crédits régionalisés et gérés par la cour d’appel.
Les applications informatiques « métier » de type X-TI ou le logiciel de gestion des tribunaux de police MINOS sont directement gérées par l’Administration centrale (Ministère de la justice – Direction des Services Judiciaires-DSJ/AB4 et la SDIT- Secrétariat Général).
Les crédits immobiliers
Les demandes relatives à des opérations d’importance moyenne d’entretien des bâtiments (ex : remplacement d’une chaudière) sont à présenter à la cour d’appel qui gère les crédits correspondants.
Il en est de même de la mise en œuvre de travaux immobiliers importants (ex : réfection d’une toiture, façade) pour lesquels l’élaboration des demandes est à effectuer en collaboration avec le magistrat délégué à l’équipement de la cour d’appel (MDE) ainsi qu’avec l’antenne régionale de l’équipement (ARE).
Les grands travaux immobiliers (ex : restructuration d’un immeuble) suivent le même circuit administratif mais relèvent de dotations spéciales gérées à l’échelon central.
4. Les crédits liés à des projets de modernisation
A la DSJ, la sous-direction de l’organisation et du fonctionnement des Juridictions - SDOFJ- Département de l’organisation et des méthodes a pour mission d’accompagner la mise en œuvre des actions de modernisation du Service Public de la Justice dans le but de mettre en œuvre des programmes d'action sur une durée et dans le cadre d'une concertation permanente avec tous ceux qui sont en charge du quotidien.
Ce programme implique que des moyens importants soient consacrés à l'amélioration du fonctionnement des juridictions, au service du citoyen, prioritairement dans les domaines définis chaque année par la circulaire relative aux prévisions budgétaires, à titre d'exemple : amélioration de l’accueil du public dans le cadre de la mise en place d’un GUG, amélioration de l’accès des personnes handicapées aux palais de justice.